A CONTROLADORIA TERCEIRIZADA
Este artigo complementa o nosso artigo anterior, divulgado em 20/10/20. Nele apresentamos as atribuições da Controladoria Estratégica de Resultados, portanto, recomendamos a sua leitura.
Este artigo complementa o anterior e tem como objetivo apresentar um comparativo entre a Controladoria Terceirizada e a Controladoria Interna. Todavia, antes de abordarmos os fatores favoráveis à Controladoria Terceirizada, destacaremos as atividades inerentes à Controladoria de Resultados e, ainda, como as empresas atuam com áreas correlatas, imaginando que estão substituindo o papel da Controladoria Estratégica e de Resultados.
- Controladoria de Resultados
Antes de qualquer tomada de decisão, pergunte se você está recebendo informações econômicas, financeiras e os riscos que sua empresa pode estar incorrendo. Essas informações chegam de forma pontual, com qualidade, que permitem tomar a decisão mais assertiva?
Se isso não ocorre é importante se questionar, pois a empresa ainda não está pronta para atingir um patamar que faça frente a um crescimento saudável e lucrativo.
Em artigo anterior abordamos o papel da Controladoria Estratégica de Resultados, suas principais funções que, em resumo, colocamos: “incentiva a sinergia entre todas as áreas da organização, sem exceção, estabelecendo, mantendo e disseminando sistemas de informação, integrados, ágeis, coesos e coerentes, permitindo aos gestores a rápida tomada de decisões, alavancando os lucros e diminuindo os riscos”.
- A Contabilidade e o Financeiro substituem a Controladoria Estratégica de Resultados?
Muitos empresários e empreendedores imaginam que isso possa ocorrer em seu negócio, mas não corresponde à realidade. As pequenas e médias empresas têm um profissional com o título de Controller que, em realidade, é responsável pelas áreas contábil, fiscal, pelo departamento pessoal e financeiro, com uma intensa rotina de trabalhos operacionais nessas áreas que o impede de realizar o papel de Controladoria de Gestão Estratégica.
Esses profissionais emitem relatórios de resultados “após o fechamento do mês”, dificilmente atuando na proatividade. Desta forma, tomando-se como exemplo o mês de abril como competência, efetua-se o “fechamento” entre os dias 05 a 10 do mês de maio, emitem-se relatórios e realiza-se a reunião de avaliação até o dia 16/05.
Essa é uma situação normal que identificamos na maioria de nossos clientes. Logo, a empresa perde a oportunidade de tomar ações durante o mês de abril que poderiam otimizar ou evitar perdas dentro do próprio mês e, adicionalmente, perde metade do mês subsequente. Presenciamos que essas reuniões geram conflitos entre as áreas por justificativas e acabam tirando “os esqueletos do armário”.
A administração que predomina na grande maioria das empresas, que temos constatado, em nossas consultorias, é com foco em analisar o passado, reatividade e quase nunca a proatividade. Um outro fator enganoso é que esses profissionais se dizem responsáveis por finanças, mas acabam realizando atividades de contas a pagar, receber e fluxo de caixa diário, ou seja, administração financeira, que é muito diferente de Finanças, que é mais abrangente.
Se a sua empresa possui profissionais com essa função, podemos afirmar que ela está atuando muito mal na reatividade, e nada na proatividade.
Você já pensou no quanto sua empresa pode estar perdendo de eficiência, lucratividade e perda de concorrências, pela falta de informações relevantes para a tomada de decisão?
Isso pode estar ocorrendo devido ao fato de que o profissional de contabilidade está realizando outras atividades, o que é comum e muito fora do foco estratégico, bem como não ter o conhecimento e as habilidades necessárias para prover informações qualitativas, em tempo real aos gestores para tomada de decisão e melhoria da eficiência e produtividade.
As principais funções da Controladoria Estratégica e de Resultados foram apresentadas no artigo anterior, citado na introdução, cuja leitura é recomendada.
- Controladoria Terceirizada versus Controladoria Internalizada
Caso a empresa possua uma pessoa com as responsabilidades citadas ela não está atuando dentro do foco estratégico e sua empresa está com dificuldades na proatividade para tomada de decisões, tendo desperdícios e oportunidades ocultas perdidas.
Nesse caso, recomenda-se a terceirização dos serviços de controladoria, que pode ser uma solução inteligente para sua organização, permitindo alcançar níveis elevados de qualidade da informação e agilidade na tomada de decisões.
A Controladoria Internalizada, em tempo integral, difere do que um serviço de controladoria terceirizado pode oferecer à empresa. O profissional destacado para a missão de controladoria, em geral, é formado em Ciências Contábeis, requerendo especializações em outras áreas: administração geral, produção, financeira, tributária, recursos humanos e legislação trabalhista, sendo o responsável pelo planejamento estratégico, tático e operacional.
Essas atribuições, além das detalhadas no item anterior, podem ser realizadas por um funcionário e sua respectiva equipe de forma integral ou via serviço terceirizado.
É indicado para empresas de pequeno e médio portes, onde a contabilidade é terceirizada e, nesses casos, a preocupação está no atendimento da qualidade da escrita contábil, fiscal e, ainda, no cumprimento das obrigações tributárias, fiscais e no acompanhamento da legislação. Há, ainda, aquelas que possuem contador e equipe interna para entrada dos dados, reconciliação de contas e o fornecimento de relatórios para a direção da empresa sendo, muito provável, que possa existir uma falta de informações mais qualitativas nos controles internos e de gestão operacional.
Ao terceirizar as tarefas de controladoria a empresa pode eleger quais serviços que a empresa contratada irá fornecer, tempo, formas de avaliação que e as atividades que permanecerão com a equipe interna ou com a empresa de contabilidade terceirizada.
Algumas vezes a empresa tem demonstrado interesse em terceirizar parte dos serviços de controladoria que permita usufruir de conhecimentos especializados, por exemplo, desperdícios operacionais e administrativos, identificação de oportunidades ocultas, custeio e formação de preços, planejamento estratégico, orçamento empresarial, gestão operacional, crescimento comercial e retenção de clientes, dentre outros.
Logo, a terceirização dos serviços de controladoria permitirá ajudar a consolidar e aumentar a eficiência das atividades administrativas, contábeis, operacionais e comerciais, permitindo maior lucratividade do negócio, com melhores resultados e melhora na situação financeira.
4.Algumas razões para terceirizar os serviços de Controladoria
4.1. Confidencialidade e confiabilidade
Algumas atividades administrativas das empresas ficam centralizadas em poucas salas. Assim sendo, informações estratégicas e confidenciais podem ser, direta ou indiretamente, compartilhadas, sendo comum chegar aos concorrentes. Com a terceirização dos serviços de controladoria é possível evitar esse tipo de risco, visto que o trabalho está direcionado e centralizado nos principais gestores, determinados pela empresa.
4.2 SPOF – Single Point of Failure
O SPOF, ou ponto único de falha, tem risco de ocorrer quando só um profissional é encarregado de uma função ou processo e, quando por qualquer motivo esta pessoa se ausenta da empresa, por doença ou férias, por exemplo, algumas tarefas podem não ser realizadas ou concluídas parcialmente. Existe algum outro profissional que atenda todas as tarefas em sua plenitude?
4.3 Fazer o trabalho e controlar ao mesmo tempo
Não pode ser a mesma pessoa que realiza um trabalho e, ao mesmo tempo, faz o trabalho. Cito um exemplo que identificamos, onde tudo estava centralizado no Controller, que tinha esse título, mas cuidava da contabilidade e consolidava resultados no dia 15 do mês subsequente, além de ser responsável pelas áreas fiscal, RH, TI e financeiro, conhecida “como a pessoa de confiança dos sócios”, possuindo uma enorme pendência de “férias no papel”.
Em resumo, esse Controller manipulava os resultados de acordo com o desejo do sócio administrador, em detrimento de outros sócios que não participavam diretamente da gestão, e questões financeiras de manipulação no caixa também ocorriam. Nas reuniões de “fechamento” as áreas não conseguiam argumentar e aceitavam os resultados (de forma geral, ruins), pois a empresa não possuía um sistema integrado de gestão, tornando o clima de trabalho muito ruim, pois o Controller tinha sempre razão.
4.4 Rotatividade do pessoal
A rotatividade de funcionários nas áreas contábil, financeira e de controladoria ocorre por diversas razões, sendo a principal os pedidos de demissão de pessoal-chave, cujo profissional é contratado por algum concorrente, que tem interesse em conhecer os “segredos” da empresa e se dispõe a pagar mais por esse profissional.
Um exemplo real é que uma empresa concorrente era deficiente em determinada área de negócios. Assim, passou a contratar profissionais da empresa que era inovadora, o que incluiu profissionais de controladoria, produção e vendas. Com o decorrer do tempo a empresa inovadora perdeu uma grande parte de clientes, pois adquiriu, dentre outros fatores, metodologia de custeio, formação de preços e controles operacionais.
Por outro lado, a rotatividade de funcionários nas posições contábil e de controladoria pode despender dinheiro e tempo para contratação e treinamento.
Nos serviços de controladoria terceirizada essa rotatividade pode ser solucionada na economia de tempo, divulgação de vaga (principalmente quando há substituição de profissional) e seleção de currículos, podendo utilizar profissionais da controladoria terceirizada, que já tem domínio das informações e processos da empresa.
4.5 Custo da controladoria terceirizada e a internalizada
Um outro ponto importante é o custo anual de uma equipe internalizada em tempo integral versus o custo de uma controladoria terceirizada.
Se, provavelmente, sua empresa possui uma equipe internalizada que atenda aos objetivos e atribuições citadas em nosso artigo anterior, pode-se concluir que não há necessidade de realizar qualquer alteração.
Todavia, considerando esses momentos em que vivemos de pandemia, pós-pandemia, as empresas devem repensar e reconstruir suas atividades, cuja metodologia que usualmente aplicamos é o OBZ – Orçamento Base Zero.
Recomendamos certificar-se de que faz sentido, financeiramente, o custo atual da equipe e se a empresa possui o profissional certo para a função de Controller e toda sua abrangência.
Pode-se chegar à conclusão de que a empresa, por exemplo, está pagando a uma equipe de controladoria o valor do tempo integral para um trabalho que pode ser realizado em meio período.
Em geral, uma equipe de controladoria em tempo integral requer um investimento alto, enquanto uma terceirizada pode representar uma economia relevante, com maior abrangência de atendimento. Isso permite que a empresa realize uma alocação de recursos financeiros, investindo em áreas de negócios, crescimento e fidelização de clientes, como exemplos.
Recomendamos realizar um cálculo considerando, além dos salários, encargos sociais e benefícios trabalhistas diretos, outros custos indiretos como espaço, tempo, material de escritório, gráfico, ajuda com combustível, aluguel de veículo, telefonia e internet, entre outros.
Pergunte-se: Quanto a área consome do lucro operacional das filiais, produtos? Quanto posso economizar sem perder a eficiência?
Suponhamos que uma equipe de tempo integral custe R$ 100 mil/ano. Provavelmente com 1/5 desse valor você tenha uma controladoria estratégica terceirizada. A terceirização fica muito mais barata do que manter uma equipe interna com um salário integral e também fornece uma gestão completa de acordo com as necessidades e tamanho do seu negócio.
4.6 Caso sua empresa não tenha, mas necessite de serviços de controladoria estratégica e de resultados
As pequenas e médias empresas podem não necessitar de uma Controladoria em tempo integral.
No caso, recomenda-se a controladoria terceirizada, na qual você pode estabelecer os serviços que atendam às suas necessidades e ao tamanho de seu negócio, com um custo muito baixo.
- O que a JLucentini – Consultores Associados oferece
A controladoria terceirizada permite que sua empresa ganhe previsibilidade econômica e financeira, auxiliando nas melhores decisões e obtendo crescimento com o melhor custo-benefício.
A nossa metodologia de trabalho é o “Taylor made”, ou seja, concebido e adaptado à sua atividade e negócio, com uma equipe de Controllers experientes que auxiliará em todo o processo, sempre de forma proativa, por meio de KPIs (Indicadores-chave) e OPIs (Indicadores Operacionais-Chave).
A utilização de softwares específicos irá constituir um Tableaux de Bord e respectivos Dashboards, permitindo simulações de cenários. A descentralização de responsabilidades do Orçamento e projeções permite melhorar a lucratividade e a geração de caixa.
A nossa equipe de Tecnologia da Informação avalia os sistemas operacionais e contábeis do cliente para interligar ao nosso sistema de Controladoria, agilizando a captação dos dados para geração de informações qualitativas.
O serviço de controladoria vai muito além dos serviços da contabilidade, fiscal e financeiro.
A controladoria tem uma missão importante: melhorar a lucratividade do negócio, permitindo retornos compatíveis com o investimento realizado aprimorando, ao mesmo tempo, os métodos de trabalho, a agilidade e a circulação das informações.
Com base nas análises e diagnósticos apoia e estabelece políticas, sistema de governança e procedimentos que darão base à perenidade dos processos e treinamentos, garantindo que a cultura de controle e gestão permeie como cultura em todas as unidades operacionais e de negócios da organização.
Um importante mestre que tive sempre afirmou que os “achismos” representam 70% de probabilidade de erros. Portanto, faça uma análise; baseie-se em fatos e evidências.
Nossa experiência e os nossos profissionais permitirão à sua empresa o gerenciamento da controladoria todos os dias, por meio de relatórios aprimorados, de acordo com o seu negócio.
Nós confiamos que os resultados produzidos trarão conforto e segurança à sua tomada de decisões, auferindo a melhor relação custo-benefício-produtividade.
Não perca mais tempo e dinheiro! Nós podemos ajudá-lo a obter os melhores resultados!
Os nossos contatos são:
Cel. (11) 98848-1119
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