No artigo anterior abordamos todos os efeitos da Covid-19 na recuperação do emprego. Ele tratou, exclusivamente, do artigo do Prof. José Pastore, no jornal Estado de S. Paulo de 25/06/2020, que recomendamos seja relido, pois há reflexão sobre diversos temas ali elencados.
E um deles que merece destaque é como será realizado o planejamento de atividades com a abertura gradual da economia. Por tentativa e erro? No mais ou menos, vamos ver como fica? Ou com um processo orçamentário diferente que sua empresa nunca pensou em utilizar?
Como introdução, vamos adentrar em meados de 2019, quando as empresas estavam elaborando o seu respectivo planejamento estratégico e orçamentário para 2020 e anos subsequentes, período em que o Brasil vinha recuperando gradualmente o nível de atividades, com a Reforma da Previdência Social aprovada e outras em encaminhamento ao Congresso como a Reforma Tributária e propostas de redução no endividamento interno, da taxa de desemprego, taxas de juros e câmbio compatíveis e a Bolsa de Valores próxima a 120 mil pontos no Ibovespa. Alguns bancos previam para 2020 redução da taxa de desemprego e crescimento do PIB (Produto Interno Bruto) e seus efeitos benéficos em toda a cadeia produtiva.
| PIB 2,2% | IPCA 3,8% | Câmbio R$ 4,00/ US$1 |
| Balança Comercial + BR$ 38,4 | Taxa desemprego 10,3% | Investimento Estrangeiro BR$ 82,5 |
O orçamento ou budget representa o plano geral de operações, expressos em termos quantitativos, que abrange todas as fases das operações para um período futuro definido, com políticas estabelecidas para um determinado período de tempo. E as projeções favoreceram de forma geral, às empresas, no crescimento de vendas e lucros no período de 2020 e 2021, dentre elas destacam-se as montadoras de veículos que projetavam vendas internas de três milhões de unidades, um crescimento de quase 20%.
Todavia, face à pandemia de Covid-19, os números acima tiveram uma mudança radical, com projeções, até esse momento, de um PIB negativo de quase 7%, a taxa básica de juros abaixo de 2% a.a. e a inflação próxima a 1,5%. O endividamento público chegará ou ultrapassará a 100% do PIB, o que irá requerer medidas drásticas para a contenção das despesas governamentais para atenuar os efeitos maléficos da crise.
De forma geral, neste momento as empresas estão buscando sua sobrevivência, deixando de lado, desta forma, qualquer planejamento. Isso se deve à queda drástica nas vendas e à luta para equilibrar o caixa e, com isso, aplicando redução nos salários, corte de custos e despesas, postergação de impostos e fornecedores em geral, redução de empregos e aumento no endividamento, dentre outros. Segundo conversas que tenho tido com alguns profissionais de Compras, a ordem é reduzir tudo o que se puder agora, em termos de custos em geral, e no próximo ano as empresas verão o que será possível realizar. Em contrapartida, destaca-se que algumas atividades tiveram aumento dos negócios, provavelmente até acima do previsto, onde se inclui: e-commerce, supermercados, indústria voltada a equipamentos de proteção e tecnologia da informação, entre outras.
Concebe-se que os planejamentos realizados no final de 2019 estão engavetados e, provavelmente, ignorados. A pergunta que vem, é que ocorrendo a retomada lenta, mas gradual de abertura dos negócios, como reconstruiremos a nossa empresa?
- O OBZ – Orçamento Base Zero – sua importância em momentos de crise
Destacamos que há técnicas disponíveis que podem ajudar as empresas na sua reconstrução, que são os orçamentos OBZ – Base zero, apoiados pelo Orçamento Perpétuo, cujo objetivo é analisar causa-efeito e Orçamento de Atividades que se baseia no método de custeio ABC (que analisa processos, gargalos e sua contribuição aos resultados). O OBZ, ao nosso ver, deve ser a metodologia inicial a ser aplicada, nessa abertura gradual do isolamento, e tem como meta principal “fazer mais com menos”.
Os objetivos do OBZ são a redução de custos, alocar os recursos econômicos e financeiros com base nos objetivos e metas do negócio, avaliando os gastos de forma meticulosa. Seus princípios são: garantir a sobrevivência da empresa, mesmo num cenário ruim e os gastos e despesas fixas devem ser menores que a margem bruta de contribuição (vendas bruta menos impostos), considerando o pior cenário possível.
Enquanto os modelos tradicionais de orçamento têm como premissa bases incrementais, ou seja, levam em consideração o período anterior, mais os incrementos em vendas, custos e despesas, o OBZ desconsidera essas bases e reconstrói a organização iniciando “tudo da estaca zero”, classificando as atividades por ordem de importância e prioridade.
Um equívoco dos gestores é aumentar suas receitas antes de reduzir os custos de processos e despesas, pois muitas vezes estes esmorecem quando o assunto é redução de despesas e custos, e ficam desorientados sobre como iniciar o processo. O OBZ traz uma necessidade de mudança e comportamento de todas as equipes envolvidas, pois elimina certos padrões existentes ao longo dos anos na mente dos gestores que, em geral, trazem resistência ao novo, para serem consistentes com tudo aquilo que sempre fizeram (Teoria da Consistência). Portanto, para a implantação do OBZ recomenda-se ter profissionais especializados no tema.
Dentre as principais vantagens do OBZ está a possibilidade de monitorar os custos e despesas mais próximos à realidade, além de condições de avaliação dos fornecedores e qualidade nas entregas, identificação dos projetos que realmente necessitem de alocação de recursos financeiros e rápida adaptação a mudanças no segmento de atuação e de riscos sistemáticos.
- Como utilizar e preparar o OBZ
Ele é mais trabalhoso que os demais sistemas orçamentários, mas sua eficácia produz excelentes resultados, racionalizando a estrutura de custos e despesas e a competitividade da empresa no mercado. Há três conceitos para elaboração de um OBZ:
- a) Orçamento Limiar: são as atividades mínimas para a empresa funcionar, os custos e despesas mínimas que uma empresa ou departamento precisam incorrer para conseguir produzir, realizar as suas tarefas básicas e atender às exigências legais, considerando o pior cenário possível, denominado “cenário de sobrevivência”.
- b) Incrementos: são os gastos de determinadas atividades de um departamento, fatiadas em atividades, valorizando todos os recursos necessários: pessoas destacadas para o desenvolvimento de rotinas, despesas e investimentos.
- c) Torre: ao utilizar o OBZ é necessário criar uma torre que classificará as atividades em ordem de alta prioridade de realização, questionamentos e análises sobre atividades propostas e baixa prioridade, sempre tendo como foco os planos estabelecidos ou a atual estratégia da empresa. Quanto mais perto da base da torre, maior a prioridade e aderência à estratégia da empresa.
- A preparação do OBZ segue um roteiro com os seguintes passos:
1) Plano estratégico, definindo as premissas e padrões, tendo uma visão atual do negócio e onde se deseja chegar face o ambiente em que a organização atua, a conjuntura econômica e social, estabelecendo as principais diretrizes de vendas, compras, produtividade e investimentos, tendo como instrumento base Indicadores de Desempenho.
2) Descrição de cada atividade, que denominamos de “orçamento limiar”, e os valores base para cada área e a identificação das atividades não prioritárias, além dos recursos que serão disponibilizados.
3) Definir a matriz de responsabilidades: Após a elaboração e definição das atividades prioritárias, não prioritárias e as questionáveis, definem-se as metas orçamentárias das atividades remanescentes e as eventualmente terceirizadas.
4) No acompanhamento do OBZ será verificado o desempenho das atividades e como as despesas reais e efetivas estão em relação ao previsto no Orçamento, sendo monitoradas diariamente por meio de sistemas integrados de gestão (ERP).
Para o sucesso do OBZ todos os colaboradores da organização devem estar envolvidos e comprometimentos. Desta forma, há o compartilhamento e maior conhecimento entre as áreas que compõem o OBZ, o que permitirá atingir as metas estabelecidas, devido ao senso de comprometimento e responsabilidade comuns.
Finalizo com uma frase importante de W. Edwards Deming, extraída no capítulo de seu livro “Qualidade, A revolução da Administração”, que trata da Teoria do Conhecimento na pag. 22. “Não há conhecimento sem teoria. A experiência de administrar não serve para melhorar o gerenciamento, a menos que estudada com apoio de uma teoria que é uma explicação de eventos passados e de uma previsão de eventos futuros”.
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